HR Coordinator GAS

HR Coordinator GAS (m/f/d)Full-time, permanentFrankfurt am Main, Germany JOB DESCRIPTION – The HR Coordinator will support and assist the HR Manager across the different businesses of NBCUniversal in Germany, Austria and Switzerland. The role is truly varied in nature and is responsible for delivering first-class employee administration, operational and systems support to employees. This role is the first point of contact for all HR related queries and will be accountable for ensuring that all HR administration and enquiries are addressed in a professional, efficient, timely manner. KEY RESPONSIBILITIES:Recruiting and Onboarding:Partner with the Talent Acquisition team and prepare the system ("SmartRecruiters") to post new roles, prepare job description and initiate background checksProcess new hires in SAP/HR systemsManage all onboarding activitiesTrack and capture all visa and immigration related documentationHR Processes:Process all monthly payroll changes (including starters and leavers) and work closely with payroll to ensure they have up to date and accurate informationProcess any system data changes, workflows & paperwork for employee life cycle events such as promotions and transfersCreate and maintain HR folders and Archive of HR Admin documentationOrganize, conduct and maintain data on leavers and offboarding incl. exit interviewsAccurately maintain and update employee database (SAP and HR systems) and employee recordsMaintain and update all HR email distribution lists, organizational charts as well as relevant staff contact listsAssist in any program roll outs (i.e. performance review process, talent review, salary planning, benefits enrolment, internship programs, trainings, annual declarations, etc.)Administer local HR policies, assist with development and launchSupport in managing internal and external relocations, and remote working requestsUse HR systems to provide reports and data to HR Manager and business leadersAdminister invoice payments (incl. vendor management) and contract signing processClient Services:Provide support on queries from clients including, but not limited to benefits, payroll, holiday, sick leave, employee reference requests or redirect clients to appropriate contactsProvide support for all questions regarding social security, health insurance, payroll taxation in liaise with designated international payroll specialistsAct as the first point of contact to all employees, while cooperating with different stakeholders to manage and resolve day-to-day employee issuesEmployee Engagement:Provide support on designing and organizing Employee Engagement initiatives in alignment with the NBCU Engagement strategyAct as an ambassador of our NBCU inclusive culture, support Inclusion initiatives in collaboration with the local Inclusion committeePlan logistics for employee meetings or training, including room reservations and technology set-up HR Coordinator GAS (m/w/d)Vollzeit, unbefristetFrankfurt am Main, DeutschlandJOB DESCRIPTION – Der HR Coordinator unterstützt den HR Manager über die verschiedenen Geschäftsbereiche von NBCUniversal in Deutschland, Österreich und der Schweiz hinweg. Die Rolle ist in ihrer Ausprägung sehr vielfältig und umfasst die Bereitstellung einer erstklassigen Personalverwaltung sowie operativer und systembezogener Unterstützung für Mitarbeitende. Diese Position fungiert als erste Anlaufstelle für alle HR-bezogenen Anfragen und ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die Personalverwaltung sowie alle Anfragen professionell, effizient und zeitnah bearbeitet werden. VERANTWORTLICHKEITEN:Recruiting und Onboarding:Enge Zusammenarbeit mit dem Talent-Acquisition-Team sowie Vorbereitung des Systems („SmartRecruiters“) zur Ausschreibung neuer Stellen, Erstellung von Stellenbeschreibungen und Initiierung von Background ChecksErfassung und Bearbeitung von Neueinstellungen in SAP/HR-SystemenSteuerung und Organisation sämtlicher Onboarding-AktivitätenKlärung und Verwaltung aller Unterlagen zum Thema Visum und ArbeitserlaubnisHR Prozesse:Bearbeitung aller monatlichen Payroll-Änderungen (einschließlich Ein- und Austritte),  enge Zusammenarbeit mit der Gehaltsabrechnung und Sicherstellung stets aktueller und korrekter InformationenDatenpflege im System, Bearbeitung von Workflows und Dokumentation aller Personalmaßnahmen im Mitarbeitenden-LebenszyklusErstellung und Pflege der Personalakten sowie Archivierung der UnterlagenOrganisation, Durchführung und Dokumentation von Austritten und Offboarding-Prozessen einschließlich Exit-InterviewsPflege und Aktualisierung der HR-E-Mail-Verteiler, Organigramme und Mitarbeitenden-KontaktlistenUnterstützung bei der Einführung von Programmen (z. B. Performance-Review-Prozess, Talent Review, Gehaltsplanung, Benefits-Anmeldungen, Praktika, Trainings, jährliche Erklärungen, usw.)Umsetzung lokaler HR-Richtlinien sowie Unterstützung bei deren Entwicklung und EinführungUnterstützung bei internen und externen Versetzungen sowie bei Anträgen auf mobiles ArbeitenNutzung von HR-Systemen zur Erstellung von Reports und Bereitstellung von Daten für den HR Manager und FührungskräfteVerwaltung von Rechnungszahlungen (einschließlich Lieferantenmanagement) sowie des VertragsunterzeichnungsprozessesBetreuung Mitarbeitende:Unterstützung der Mitarbeitenden bei Anfragen rund um die Themen Benefits, Gehaltsabrechnung, Urlaub, Krankmeldungen, Arbeitszeugnisse, usw. oder Weiterleitung an die zuständigen AnsprechpartnerUnterstützung bei Fragen zu Sozialversicherung, Krankenversicherung und Lohnsteuer in Zusammenarbeit mit den zuständigen internationalen Payroll-SpezialistenErste Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden und enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen zur Bearbeitung und Lösung deren AnliegenMitarbeiter-Engagement:Unterstützung bei der Konzeption und Organisation von Employee-Engagement-Initiativen im Einklang mit der Engagement-Strategie von NBCUniversalAgieren als Botschafterin unserer inklusiven Unternehmenskultur sowie Unterstützung von Inklusions-Initiativen in Zusammenarbeit mit dem lokalen Inclusion-CommitteePlanung von Mitarbeiterversammlungen oder Trainings, einschließlich Logistik, wie Raumreservierungen und technischer Ausstattung